Как работает бесконтактное заселение в квартиру и как его организовать

Удаленную коммуникацию для сдачи квартир придумали уже давно. Но раньше ее использовали только в момент выселения: съемщик просто оставлял ключ в почтовом ящике. В день прибытия все равно нужно было как-то впускать людей: ехать через весь город к определенному времени, чтобы передать ключи, подолгу ждать заселения. Если наймодателю сдает сразу несколько квартир или занимается посуточной арендой, все это отнимает много времени и сил.

С развитием технологий появились способы сделать так, чтобы заселение тоже происходило без личного контакта. Достаточно скинуть в мессенджер понятную инструкцию, и арендатор справится с открытием дверей сам.

На дистанционное заселение переходят все чаще. Вот почему:

Комфортно для владельца

Администратор успеет заселить всех гостей, даже если они приехали одновременно в квартиры на разных концах города. Съемщикам не придется ждать своей очереди и нервничать, а наймодателю — платить помощнику за их встречу.

Удобно для съемщиков

• Во-первых, им не придется подстраиваться под точное время. Если, например, из-за расписания поезда или самолета не получилось успеть к сроку бронирования, они могут заселиться в любой момент, хоть ночью.

• Во-вторых, многие привыкли заботиться о здоровье, особенно с момента начала пандемии коронавируса. Поэтому условия самозаселения, когда вероятность контактов с другими сводится к нулю, привлекают больше новых клиентов.

Решить любой вопрос с доступом в подъезд и квартиру, переносом времени выезда и оплатой можно без личных встреч — для этого есть специальные устройства и сервисы. Такой подход придется по душе не только интровертам, а всем, кто предпочитает действовать самостоятельно, не тратя энергию на лишнюю волокиту.

При бронировании квартиры гость вносит предоплату. Условия могут быть любыми, стандартная предоплата — за одни сутки. После этого владелец высылает информацию по процессу самозаселения: подробное описание пути от ближайшей станции метро или автобусной остановки, указания о местонахождении ключа и способе открытия дверей, порядок действий.

За день или в день приезда владелец высылает конфиденциальные данные: например, код от подъезда или электронного замка. Заботливые собственники еще отправляют правила проживания, пароль от Wi-Fi и рекомендации, куда можно сходить: кафе, магазины, достопримечательности.

После заселения запрашивается перевод оставшейся суммы и залога. Остается ближе к выезду уточнить, когда гости собираются выселяться, и выслать им инструкцию, как и где оставить ключ.

На некоторых подъездах до сих пор установлены кодовые замки и попасть внутрь легко. Но если на двери установлен домофон, для доступа в подъезд понадобится автовахтер. Это чип, который устанавливают в квартире. Когда посетитель набирает на панели домофона номер квартиры или специальный код, автовахтер отправляет сигнал на домофон и открывает дверь. Средняя стоимость устройства — от 400 до 1 000 рублей.

В некоторых домах установлены умные домофоны, которые подключаются к интернету. Если кто-то пришел, устройство звонит владельцу в приложение, и он может открыть доступ удаленно. Самостоятельно установить такой домофон нельзя: для этого нужно обратиться в управляющую компанию, инициировать собрание собственников и получить согласие большинства.

Вот несколько способов, которые помогут организовать доступ в квартиру:

• Кодовый замок на почтовый ящик. В обычном почтовом ящике вынимают ячейку под ключ и на ее место закрепляют кодовый замок с задвижкой с внутренней стороны. На замок устанавливают пароль. Как только все кодовые колеса установятся в нужном положении, задвижка установится в положение «открыто». Это простое устройство, которое можно купить в интернете: стоит от 200 до 2 000 рублей.

• Кейбокс. Небольшая коробка для ключа, которую фиксируют на стене около входной двери. В верхней части установлен кодовый замок — достаточно набрать нужную комбинацию из 4 цифр, и доступ к ключу откроется.

  Кейбоксы обычно оснащены защитой от влаги. Поэтому их можно устанавливать не только в подъезде, но и на улице — например, при входе на участок загородного дома.
  Есть кейбоксы из металла или ударопрочного пластика. Цены — от 700 до 2 000 рублей.

Кейбокс обычно небольшой и не привлекает внимания, а у некоторых есть антивандальный корпус

• Электронный замок. Чтобы открыть дверь в квартиру, нужно ввести код на самом замке. Также можно сделать так, чтобы дверь открывалась через приложение, bluetooth или картой. «Умный» замок автономен и будет работать, даже если вдруг отключат свет. Цены самые разные, маркетплейсы предлагают модели стоимостью от 3 000 до 35 000 рублей.

Как правило, при сдаче квартиры в аренду работает оферта — способ заключения договора, который автоматически вступит в силу, когда клиент согласится с условиями и переведет оплату. Оферта — необязательно отдельный документ. Иногда это может быть переписка в мессенджере, из которой понятны намерения сдать и снять квартиру.

Если внутри дорогое имущество, лучше перестраховаться и заключить со съемщиком договор найма, который защитит от рисков. В него можно добавить все условия: размер и порядок оплаты, правила размещения, ответственность за нарушения. Тогда наймодатель будет защищен, а если гость окажется недобросовестным и испортит имущество или ремонт, сможет взыскать убытки через суд.

Сейчас дистанционно заключить договор — не проблема. Можно по старинке обменяться сканами с подписями или оставить бумажный вариант в квартире и попросить гостей расписаться. Существуют специальные программы для электронного документооборота: подписать соглашение можно прямо в мобильном приложении.

При аренде без контакта могут возникнуть сложности. Описали типовые проблемы и способы их решения.

• Владелец не видит воочию людей, которые приехали. Поэтому не может, как при личном разговоре, оценить их намерения, понять их состояние.
  Совет: возьмите за правило фиксировать все договоренности в договоре и брать залог. Чтобы точно убедиться, что соглашение заключено с конкретным человеком, попросите его выслать селфи с паспортом — это стандартная процедура во многих сервисах.

• В работе электронных ключей или приложений может возникнуть сбой, который затруднит процесс заселения и вызовет неудобство и раздражение у гостей.

  Совет: заранее протестируйте несколько вариантов электронных систем, чтобы выбрать надежное оборудование.

• Некоторые гости предпочитают личное общение, волнуясь, что не справятся с электронными замками или что-то не поймут. Как правило, это пожилые люди или те, кто ранее не встречался с такой схемой самозаселения.
  Совет: подумайте, как обеспечить полную коммуникацию в удаленном формате, вплоть до создания пошаговых инструкций и подробных шаблонов сообщений. И всегда будьте готовы помочь гостям при возникновении проблем.

А если волнуетесь за сохранность имущества, оформите страхование через сервис Самолет Плюс и забудьте о переживаниях за мебель и технику в доме.

Оформить страховку.

Когда гости самостоятельно заселяются в арендуемую квартиру, это удобно и для них, и для арендодателей. Особенно тех, кто сдает недвижимость далеко, или предлагает в аренду сразу несколько квартир.

Организовать бесконтактное заселение в квартиру не так сложно, а по затратам можно уложиться в 2–5 тысяч рублей. Главное — поработать над «слабыми местами» дистанционной аренды. Основное:

• установить надежные кодовые и электронные замки;

• сделать так, чтобы удаленная коммуникация с арендатором была такой же удобной, как и личная встреча;

• заключить договор найма и защитить имущество от порчи с помощью залога или страховки.

«Самолет Плюс» — онлайн-платформа и офисы по всей России. На одной платформе собраны все сервисы для:

• покупки недвижимости, 

• продажи недвижимости, 

• аренды недвижимости по всей России.

А также различные дополнительные услуги:

• дизайн интерьера;

• капитальный ремонт квартир;

• помощь в переезде;

• меблировка;

• страхование;

• оценка недвижимости;

• trade-in — возможность обменять старую квартиру на новую.

Автор: Екатерина Щукина, специализируется на статьях о недвижимости